20 beste Stellen als administrative in reinach, bl – aktuell auf Personalsuche

Administrative Assistant
Swiss Biotech Association —Courroux, JU
- Teilzeit
- CRM-Software
- Englisch
- Microsoft Office
Kaufmännisches Organisationstalent für Innendienst & Disposition (m/w/d)
Rudolf Hirt AG —Balsthal, SO
- CHF 4’800 - CHF 6’500 pro Monat
- Ohne Hochschulabschluss
- Organisationstalent
- Kostenloser Parkplatz
- Weiterbildungsprogramme
Direkt bewerben
Projektassistent:in (a) 80-100%
VINCI Energies —Rheinfelden, AG
- Homeoffice
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Excel
- Textverarbeitung
- Homeoffice-Möglichkeit
Projektassistent:in (a) 80-100%
Actemium Schweiz AG —Rheinfelden, AG
- Teilzeit
- Homeoffice
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Excel
- Textverarbeitung
- Homeoffice-Möglichkeit
Mitarbeiter/in Empfang & Administration Physiotherapie Arbeitstage MO, DI & FR 40%
Alterszentrum Birsfelden —Birsfelden, BL
- Teilzeit
- Kommunikationsfähigkeit
Sachbearbeiter Beschaffung (m/w/d) 60-80%
Ernst Selmoni AG —Münchenstein, BL
- Teilzeit
- Mitarbeiterrabatt
Mitarbeiter*in Kasse Migros Aesch ‧ 80%
Genossenschaft Migros Basel —Aesch, BL
- Teilzeit
HR-Admin (m/w/d), 100%, Region Basel
Dovida —Basel, BS
- 100%
- Management-Erfahrung
- Organisationstalent
Supervisor, Field Service EM
Thermo Fisher Scientific —Reinach, BL
- 100%
- Englisch
- Bachelor
- Teamleitung
TEMP - HR Coordinator, 6 Month Contract
Neurocrine Bioscience —Allschwil, BL
- 100%
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
Assistant COO/CTO (f/m/d)
Endress+Hauser Group Services —Reinach, BL
- 100%
- Englisch
- Kommunikationsfähigkeit
Linux Systems Administrator (80-100%)
Universität Basel —Basel, BS
- Englisch
- Forschungserfahrung
- Scripting
- Weiterbildungen
Chauffeur - Executive Driver (m/f/d)
Syngenta Group —Basel, BS
- Wochenendarbeit
- Wartung
- Englisch
- Erste-Hilfe Zertifizierung
- Pensionskasse
Direkt bewerben
2 Tage
Administrative*n Mitarbeiter*in 70-75%
Universität Basel —Basel, BS
- Englisch
Mitarbeiter Empfang (w/m/d) ‧ 65%
Delica AG, Migros Industrie —Birsfelden, BL
- Arbeitgeber anrufen
- Englisch
- Organisationstalent
- Empfang
1 Tag
Assistent der Geschäftsführung (m/w)
Finanz Team Schweiz AG —Basel, BS
- Englisch
- Datenbanken
- Organisationstalent
Mitarbeiter*in Kundendienst 20%
Manor AG —Basel, BS
- Teilzeit
- Eltern-/Erziehungsurlaub
- Weiterbildungsprogramme
Assistant Product Manager 80%
Manor AG —Basel, BS
- Teilzeit
- Microsoft Excel
- Englisch
- Eltern-/Erziehungsurlaub
- Weiterbildungsprogramme
3 Tage
Mitarbeiter im Verkauf-Innendienst (m/w/d) Bauhandwerk 80-100%
Montagetechnik Berner AG —Reinach, BL
- Teilzeit
- Microsoft Excel
- Vertrieb
Direkt bewerben
Mitarbeiter/in Patientenaufnahme
Rennbahn Klinik CH —Muttenz, BL
- Teilzeit
- Englisch
- Spitalerfahrung

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Details zur Stelle

Teilzeit

Qualifikationen

CRM-Software
Französisch
Englisch
Microsoft Office
Erfahrung Im Sekretariat
Rechnungswesen
Organisationstalent
Kommunikationsfähigkeit
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Moonlight AI is transforming clinical diagnostics by extracting genomic information from routine microscopic imaging. Our diagnostics platform leverages routine imaging of hematology and cytology smears to detect genomic biomarkers and diagnose complex diseases. Moonlight AI's goal is to make diagnostics faster, more scalable, and more accessible, supporting diagnostic labs with tools they can trust in real-world settings. We’re a focused team working at the intersection of machine learning, medical imaging, and clinical infrastructure, and we’re looking for people who care deeply about building a better future for patients.

Location: Basel, Switzerland or Courroux, Switzerland
Type: Part-time (30 - 40%)

About the Role
We are seeking a highly organized, detail-oriented Administrative Assistant to support the Senior Management. This role is critical to ensuring smooth day-to-day operations across finance, administration, and executive coordination. You will act as a central hub for information flow, documentation, and communication, enabling senior leadership to operate efficiently and effectively.

Key Responsibilities

Finance, Documentation & External Coordination

Prepare and route invoices and receipts for internal approval or external accounting (VAT, tax filings), ensuring accuracy and timeliness
Maintain organized records of all financial documents (invoices, receipts, expenses) and support expense tracking and credit card reconciliations
Liaise with governmental bodies, funding agencies, and external partners to manage administrative and compliance-related communications
Prepare, compile, and submit required financial and regulatory documentation in a timely and accurate manner

Correspondence Management

Screen and categorize incoming electronic and physical mail, flagging items requiring urgent attention
Assist with drafting social media updates and email communications as needed

Administrative Support, Travel & Events

Coordinate meetings, agendas, scheduling, and travel logistics for senior management
Perform data entry and maintain lightweight CRM systems related to investors, partners, and hiring candidates
Support planning and execution of internal and external events

Qualifications

2–5 years of experience in an administrative, executive assistant, or operations role
Strong organizational skills with exceptional attention to detail
Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment
Excellent written and verbal communication skills in English and French (German a strong plus)
Comfortable handling sensitive and confidential information
Proficiency with standard office tools (e.g., Google Workspace, Microsoft Office) and basic CRM systems (Notion)
Experience supporting finance or accounting workflows is a plus

What We’re Looking For

Proactive and resourceful mindset
Strong sense of ownership and reliability
Ability to anticipate needs and solve problems independently
Professional, polished communication style

Company

Moonlight AI AG

Location

Move left

Move right

Move up

Move down

Zoom in

Zoom out

Home

Jump left by 75%

End

Jump right by 75%

Page Up

Jump up by 75%

Page Down

Jump down by 75%

Courroux, Switzerland

Type of job

Administration

Contact information

Christian Ruiz
[email protected]

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administrative Jobs in reinach, bl

Administrative Assistant

Kaufmännisches Organisationstalent für Innendienst & Disposition (m/w/d)

Projektassistent:in (a) 80-100%

Projektassistent:in (a) 80-100%

Mitarbeiter/in Empfang & Administration Physiotherapie Arbeitstage MO, DI & FR 40%

Sachbearbeiter Beschaffung (m/w/d) 60-80%

Mitarbeiter*in Kasse Migros Aesch ‧ 80%

HR-Admin (m/w/d), 100%, Region Basel

Supervisor, Field Service EM

TEMP - HR Coordinator, 6 Month Contract

Assistant COO/CTO (f/m/d)

Linux Systems Administrator (80-100%)

Chauffeur - Executive Driver (m/f/d)

Administrativen Mitarbeiterin 70-75%

Mitarbeiter Empfang (w/m/d) ‧ 65%

Assistent der Geschäftsführung (m/w)

Mitarbeiter*in Kundendienst 20%

Assistant Product Manager 80%

Mitarbeiter im Verkauf-Innendienst (m/w/d) Bauhandwerk 80-100%

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