Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, organisierte und lösungsorientierte Persönlichkeit, die unser operatives Tagesgeschäft aktiv mitträgt.
In dieser vielseitigen Funktion bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Fahrern, Mitarbeitenden, Kunden, Administration und Geschäftsleitung. Du koordinierst, organisierst, hältst Informationen nach und sorgst dafür, dass Aufgaben und offene Fälle nicht liegen bleiben.
Deine AufgabenAdministration & operative Koordination
- selbständige Bearbeitung und Nachverfolgung administrativer und operativer Aufgaben bis zum Abschluss
- Koordination des laufenden Tagesgeschäfts
- Planung und Koordination von Mitarbeitereinsätzen
- Organisation und Bearbeitung kurzfristiger Änderungen, Ausfälle und organisatorischer Anliegen
- telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Mitarbeitenden, Kunden, Partnern, Lieferanten und weiteren externen Stellen
- Führung und Nachverfolgung von Pendenzen
- Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentationen und internen Unterlagen
- Unterstützung der Geschäftsleitung und weiterer interner Stellen bei administrativen und operativen Themen
Organisation & Operations
- Unterstützung bei der Organisation und Koordination des Fahrzeugbetriebs
- Koordination von Werkstattterminen, Fahrzeugübergaben und weiteren betrieblichen Terminen
- bei Bedarf Durchführung einzelner betrieblicher Fahrten, beispielsweise:
- Fahrzeuge bei Werkstätten abgeben oder abholen
- Ersatzfahrzeuge übernehmen oder zurückbringen
- Fahrzeuge oder Unterlagen zwischen Standorten bzw. Partnern transportieren
- Sicherstellen, dass betriebliche Termine und organisatorische Abläufe zuverlässig umgesetzt werden
- Unterstützung bei kurzfristigen operativen Herausforderungen
Die Tätigkeit ist grundsätzlich eine Büro- und Koordinationsfunktion. Einzelne Fahrten gehören jedoch situativ zum Aufgabenbereich.
Mitarbeiter- & HR-Administration
- administrative Unterstützung bei Eintritten und Onboardings
- Kontrolle von Mitarbeiterunterlagen auf Vollständigkeit
- Nachforderung fehlender Dokumente
- Vorbereitung und Pflege von Mitarbeiterdossiers
- Koordination relevanter Informationen mit HR und den zuständigen internen Stellen
- Unterstützung bei Ferien-, Abwesenheits- und Einsatzinformationen
- Vorbereitung lohnrelevanter Informationen für die zuständige Stelle
ERP & Datenqualität
- konsequente Pflege und Aktualisierung relevanter Daten im ERP
- Kontrolle von Stammdaten, Dokumenten und offenen Fällen
- Sicherstellen einer sauberen und nachvollziehbaren Dokumentation
- Erkennen und Melden von Unstimmigkeiten
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung digitaler Abläufe
Prozesse & Qualität
- bestehende Abläufe hinterfragen und Verbesserungspotenziale erkennen
- Ideen und Optimierungsvorschläge aktiv einbringen
- einfache Prozessverbesserungen gemeinsam mit den zuständigen Stellen umsetzen
- Unterstützung bei Auswertungen, Kontrollen und regelmässigen Reportings
Das bringst du mitDas erwarten wir
- Führerausweis Kategorie B
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgeprägtes Organisationstalent
- selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- hohe Eigenverantwortung und Verbindlichkeit
- sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Office-Anwendungen
- hohe Systemaffinität und Bereitschaft, intensiv mit unserem ERP zu arbeiten
- Freude an Koordination, Administration und operativen Aufgaben
- professioneller Umgang mit Mitarbeitenden, Kunden und Partnern
- Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
- lösungsorientiertes und vernetztes Denken
- Bereitschaft, Verantwortung für Aufgaben bis zu deren Abschluss zu übernehmen
- gesundes Durchsetzungsvermögen sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen Team
Von Vorteil
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in Administration, Disposition, Transport oder Logistik
- Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen
- Erfahrung in einem KMU oder operativ geprägten Umfeld
- weitere Sprachkenntnisse
Was uns wichtig ist
Wir suchen keine Person, die lediglich Aufgaben entgegennimmt und abarbeitet.
Du erkennst, was als Nächstes nötig ist, gehst offenen Themen aktiv nach und denkst im Tagesgeschäft mit und voraus. Gleichzeitig weisst du, wann du selbständig entscheiden kannst und wann ein Thema weitergegeben werden muss.
Das bieten wir
- eine vielseitige und verantwortungsvolle 100%-Stelle
- kurze Entscheidungswege
- direkten Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
- einen modernen und zunehmend digitalisierten Arbeitsplatz
- viel Gestaltungsspielraum innerhalb der eigenen Funktion
- die Möglichkeit, Prozesse und Abläufe aktiv mitzuentwickeln
- ein kleines Team mit direkter Kommunikation
- eine Funktion, in der Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht ist
Gehalt: CHF62’000.00 - CHF69’000.00 pro Jahr
Leistungen:
- Firmennatel
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
