À propos de l'Externat Catholique des Glacis
Fondé en 1926, l'Externat Catholique des Glacis est une école primaire privée genevoise reconnue pour son excellence académique, son environnement familial et son accompagnement personnalisé des élèves. Établissement à taille humaine, il accueille les enfants dans un cadre bienveillant où les relations de confiance entre les familles, l'équipe pédagogique et la direction occupent une place essentielle.
Dans le cadre du remplacement de notre secrétaire de direction après plus de vingt ans au sein de l'établissement, nous recherchons une personne organisée, polyvalente et autonome pour rejoindre notre équipe.
Le poste
Rattaché(e) directement au Directeur, vous jouez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l'école. Véritable bras droit de la direction, vous assurez l'accueil administratif de l'établissement, coordonnez de nombreuses activités et veillez au bon déroulement des tâches administratives et organisationnelles.
Il s'agit d'un poste à 40 % (deux jours fixes par semaine), bénéficiant d'une grande partie des vacances scolaires.
Vos principales responsabilitésAssistance à la direction
● Assurer le secrétariat du Directeur, en étroite collaboration avec lui.
● Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance.
● Préparer divers courriers, comptes rendus et documents administratifs.
● Assurer le suivi de certains dossiers.
Administration de l'école
● Assurer le suivi administratif des élèves et des familles.
● Préparer et mettre à jour différents documents scolaires.
● Participer à l'organisation des rentrées scolaires et des événements de l'établissement.
● Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Coordination des activités extrascolaires
● Organiser les inscriptions aux activités extrascolaires.
● Assurer la communication avec les familles et les intervenants.
● Suivre les listes de participants et la logistique associée.
Gestion documentaire et qualité
● Gérer et assurer le suivi des procédures administratives et de la documentation qualité de l'établissement.
● Veiller à la mise à jour des documents internes lorsque nécessaire.
Communication
● Préparer les documents et informations destinés aux différents partenaires de l'école.
● Contribuer à la collecte et à la transmission des contenus nécessaires aux actions de communication (site internet, réseaux sociaux, brochures, etc.).
● Assurer le lien administratif avec les prestataires externes.
Vie de l'établissement
● Apporter un soutien administratif à l'équipe enseignante lorsque nécessaire.
● Participer à la préparation des activités et manifestations organisées par l'école.
● Répondre avec efficacité aux demandes ponctuelles liées au fonctionnement quotidien d'un établissement à taille humaine.
Profil recherché
● Formation commerciale ou administrative (CFC employé(e) de commerce ou formation équivalente).
● Expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur de l'éducation.
● Excellente maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
● Connaissance de base de l’anglais.
● Bonne maîtrise des outils informatiques usuels.
● Très bonnes capacités rédactionnelles.
● Sens de l'organisation et excellente gestion des priorités.
● Grande autonomie.
● Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
● Excellentes qualités relationnelles et sens de l'accueil.
● Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et calme.
Nous offrons
● Un poste varié et enrichissant au sein d'une école à taille humaine.
● Un environnement de travail chaleureux, fondé sur des relations de proximité.
● Une collaboration directe avec la direction.
● Une grande autonomie dans l'organisation du travail.
● Un taux d'activité de 40 % réparti sur deux jours fixes par semaine.
● Le bénéfice d'une grande partie des vacances scolaires.
Si vous appréciez les environnements où aucune journée ne ressemble à une autre, où la polyvalence est une qualité essentielle et où votre travail contribue directement au bon fonctionnement de toute une communauté scolaire, nous serons heureux de recevoir votre candidature par email: [email protected].
Rémunération : à partir de CHF24,59 par heure
Lieu du poste : En présentiel
