Die Universität Zürich zählt zu den führenden Forschungsuniversitäten Europas. Die Direktion Finanzen unterstützt die universitäre Führung in strategischen, finanziellen und organisatorischen Fragestellungen und trägt wesentlich zur nachhaltigen Entwicklung der Universität bei.
Zur Verstärkung unseres Stabs suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion koordinieren Sie anspruchsvolle Geschäfte, stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher und arbeiten eng mit dem Finanzdirektor sowie den zentralen Führungsgremien der Universität zusammen. Mit Ihrem Organisationstalent und Qualitätsbewusstsein tragen Sie dazu bei, dass Entscheidungsgrundlagen termingerecht und in hoher Qualität bereitgestellt werden.
Gremienmanagement und Geschäftsvorbereitung
- Koordination, Qualitätssicherung und fristgerechte Einreichung von Geschäften der Direktion Finanzen für Universitätsleitung, Universitätsrat und weitere zentrale Gremien
- Sicherstellung eines reibungslosen Gremienmanagements inklusive Einforderung, Prüfung und Qualitätssicherung von Entscheidungsgrundlagen
Direktionssupport und Administration
- Organisation und Koordination von Jour fixes, Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen der Direktion Finanzen
- Sicherstellung eines effizienten Termin-, Dokumenten-, Freigabe- und Pendenzenmanagements sowie Unterstützung administrativer Abläufe
Qualitätssicherung und Weiterentwicklung
- Unterstützung bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Mitarbeit bei finanz- und organisationsbezogenen Fragestellungen sowie bei der Weiterentwicklung von Prozessen, Vorlagen und administrativen Abläufen
- Unterstützung des Stabs bei Sonderaufträgen und bereichsübergreifenden Koordinationsaufgaben
- Kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabengebieten
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Sehr gute redaktionelle Fähigkeiten und stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
- Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge rasch zu erfassen und unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu koordinieren
- Hohe Dienstleistungsorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
Worauf Sie sich freuen dürfen
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit grosser organisatorischer Breite
- Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Kontakten innerhalb zentraler Führungsgremien
- Die Möglichkeit, zentrale Prozesse und Geschäfte der Universität aktiv mitzugestalten
- Ein kollegiales und engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Moderne Arbeitsbedingungen und flexible Arbeitsformen
- Einen attraktiven Arbeitsplatz im Zentrum von Zürich
Warum diese Stelle besonders spannend ist
Diese Stelle bietet die seltene Gelegenheit, zentrale Entscheidungs- und Steuerungsprozesse einer der grössten Universitäten Europas aus nächster Nähe mitzugestalten. In einem dynamischen Umfeld mit vielfältigen Anspruchsgruppen übernehmen Sie eine wichtige Koordinations- und Drehscheibenfunktion, schaffen Transparenz, sorgen für Verbindlichkeit und leisten damit einen wesentlichen Beitrag zur Handlungsfähigkeit der Direktion Finanzen. Die Funktion verbindet organisatorisches Geschick mit einem breiten Einblick in die strategische Weiterentwicklung der Universität und bietet ein abwechslungsreiches Arbeitsfeld mit hoher Eigenverantwortung und grosser Wirkung.
Bewerbungen werden nur über das offizielle Bewerbungsportal entgegenommen.
