Über die Stelle
Wir sind die Astra Services GmbH, ein führender Anbieter von Reinigungs- und Facility-Services mit Sitz in Zürich. Bei Astra Services setzen wir uns dafür ein, unseren Kunden Lösungen von höchster Qualität zu bieten. Wir bieten ein breites Spektrum an Dienstleistungen an, darunter gewerbliche Reinigung, Facility Management und spezialisierte Reinigungsdienste – alles mit einem starken Fokus auf Exzellenz und Liebe zum Detail.
Als Unternehmen legen wir grossen Wert auf Exzellenz, Integrität und kontinuierliches Wachstum. Bei der Astra Services GmbH fördern wir ein dynamisches und integratives Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit, Kreativität und berufliche Weiterentwicklung unterstützt. Wir glauben an die Stärke vielfältiger Perspektiven und schaffen eine Atmosphäre, in der die Beiträge jedes Einzelnen geschätzt werden.
Derzeit suchen wir talentierte und engagierte Mitarbeitende für unser Büroteam. Als Mitarbeiter/in bei Astra Services GmbH bieten wir vielfältige Karrierewege sowie zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
Aufgaben
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, Aufnahme von Nachrichten sowie Beantwortung von Anfragen.
- Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Post sowie E-Mail-Korrespondenz.
- Planung von Terminen, Meetings und Telefonkonferenzen.
- Unterstützung bei Verkaufsgesprächen und Kundenanfragen.
- Erstellung und Pflege elektronischer sowie physischer Ablagesysteme.
- Unterstützung bei der Dateneingabe und Datenverwaltung auf allen Ebenen, einschließlich Finanzdaten wie Rechnungen und Belege (Soll/Haben).
- Bestellung von Büromaterial und Verwaltung der Lagerbestände.
- Organisation von Geschäftsreisen und Erstellung von Reiseplänen.
- Allgemeine administrative Unterstützung für Teammitglieder nach Bedarf.
- Mitarbeit an Sonderprojekten nach Anweisung.
- Empfang von Besuchern und Weiterleitung an die zuständige Person oder Abteilung.
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen.
- Erledigung weiterer Aufgaben gemäß Anweisung des Vorgesetzten.
Die konkreten Aufgaben können je nach Bedarf der Organisation und Qualifikation der/des Kandidaten/in variieren. Es wird eine entsprechende Einarbeitung und Unterstützung gewährleistet.
Anforderungen
- Gültige Arbeitsbewilligung und Berechtigung zur Erwerbstätigkeit in der Schweiz (B, C, CH – bitte Kopie mit der Bewerbung einreichen).
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift; Deutsch oder Schweizerdeutsch sowie Englisch sind erforderlich, Italienisch oder Spanisch von Vorteil.
- Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.
- Ausgeprägte Kundenorientierung.
- Starke soziale Kompetenz und die Fähigkeit, mit Menschen unterschiedlicher Herkunft zu interagieren.
- Lernbereitschaft und Offenheit für neue Herausforderungen.
- Positive Einstellung und Hilfsbereitschaft.
- Flexibilität und Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
Erfahrung
- Bewerber/innen mit relevanter administrativer Erfahrung werden bevorzugt.
- Erfahrung in der Facility-Management-Branche ist von Vorteil.
Qualifikationen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen.
- Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Professionelles und freundliches Auftreten.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und zu koordinieren.
- Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
- Sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Grundkenntnisse im Umgang mit Bürogeräten und Büroabläufen.
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
Art der Stelle: 100%
Stellenbezeichnung: Administrative Assistant
Arbeitsort: Zürich, Schweiz
Anstellungsart: Vollzeit
Retribuzione: CHF70’000.00 - CHF77’000.00 all'anno
Sede di lavoro: Di persona
