Fachspezialist/-in Management Support

Finanzdirektion -
Zürich, ZH

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Details zur Stelle

vor 1 Tag

Qualifikationen

Organisationstalent
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Personalamt

Fachspezialist/-in Management Support 100%

Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 35'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich sowie zahlreicher öffentlich-rechtlicher Anstalten und Gemeinden.

Du denkst vernetzt, behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und möchtest moderne Managementunterstützung aktiv mitgestalten? Dann werde Teil unseres Teams Management Support.
Per 15. August 2026 oder nach Vereinbarung übernimmst du eine vielseitige und verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit hoher Eigenverantwortung, digitaler Affinität und Raum für neue Ideen.

Deine Aufgaben:

Unterstützung der Geschäftsleitung, der Leitung Management Support sowie der Abteilung Recht in administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen
Koordination und redaktionelle Bearbeitung politischer Geschäfte sowie Erstellung von Berichten, Konzepten und Präsentationen
Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen mit bis zu 200 Teilnehmenden inklusive Protokollführung und Pendenzenmanagement
Aktive Gestaltung und Weiterentwicklung von Innovations-, Digitalisierungs- und KI-Themen im Assistenzbereich
Optimierung von Dokumenten-, Prozess- und Organisationsstrukturen
Mitarbeit in Projekten, Leitung kleinerer Projekte sowie Mitwirkung in bereichsübergreifenden Vorhaben
Ausbildung und Begleitung einer lernenden Person
Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Fachapplikationen, insbesondere Axioma
Verantwortung für zentrale Kommunikationskanäle
Sicherstellung einer effizienten Büro- und Infrastrukturorganisation

Dein Profil:

Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie hohe digitale Kompetenz und Affinität für KI-Anwendungen
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion mit zahlreichen internen und externen Anspruchsgruppen
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten
Stilsicheres Deutsch sowie ausgeprägte Kommunikations- und Redaktionskompetenz
Vernetzte Denkweise, hohe Eigeninitiative und Freude daran, Prozesse und Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten

Unser Angebot:

Vielseitige und verantwortungsvolle Funktion an der Schnittstelle von Verwaltung, Politik und Recht
Moderne Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
Sorgfältige Einarbeitung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team
Kollegiales, engagiertes und dynamisches Arbeitsumfeld
Zentraler Arbeitsort in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Zürich
Attraktive Anstellungsbedingungen des Kantons Zürich

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung. Werde Teil unseres Teams und unterstütze uns mit deinem Know-how, deiner Initiative und deinem Organisationstalent. Bitte beachte, dass wir nur Bewerbungen bearbeiten, welche über unser Online-Tool eingehen.

Für weitere Einblicke in die Funktion und das Team steht dir Jacqueline Ramel (Leiterin Management Support) gerne unter Tel.-Nr.: +41 43 258 84 45 oder per E-Mail an [email protected] zur Verfügung.

Dein neues Umfeld: Personalamt Kanton Zürich

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