Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role:
- Administration: Timesheet management, payroll support, employee administration, expense reviews, stakeholder coordination, spreadsheet management, reporting and general administrative duties.
- Office: Management of office supplies, facilities, office systems and procedures, and maintaining a productive working environment.
- Reports: Maintaining trackers, producing reports, trends, statistics and meeting minutes.
- Onboarding: Welcoming new employees, coordinating onboarding activities and supporting administrative requirements.
- IT: Coordinating IT equipment, maintaining inventory and supporting cybersecurity and data protection compliance.
- Communication: Acting as a key contact between site teams and support functions including HR, Payroll, IT and Fleet.
- Travel: Managing travel requests, accommodation bookings and associated records.
- Properties: Coordinating employee accommodation, landlord relations and cost allocation support.
- Innovation and Development: Identifying process improvements, supporting efficiencies and promoting continuous learning.
- Event Management: Supporting team-building events and site activities.
- Mental Health and Wellbeing: Promoting wellbeing initiatives and employee support resources.
- Other Duties: All other duties associated with the role.
Essential Criteria for the Role:
- Excellent working knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote and SharePoint).
- Strong written and verbal communication skills.
- Ability to manage a high volume of tasks and employee requests.
- Professional handling of confidential information.
- Strong organisational and time management skills.
- Ability to work independently and exercise sound judgement.
- Excellent interpersonal and intercultural skills.
- Attention to detail, adaptability and professionalism.
- Commitment to promoting an inclusive workplace.
English language proficiency (C1/C2).
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Desirable:
- Administrative experience within construction is desirable.
- Working knowledge of SAP.
Additional languages are advantageous.
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Working Conditions:
The role is based on a construction site in Zurich. The successful candidate may be required to travel to other Mercury project locations as business needs require.
Mercury is an equal opportunities employer.
Standortadministrator, Zürich
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Hauptverantwortlichkeiten der Stelle:
- Verwaltung: Zeiterfassung, Unterstützung der Lohnbuchhaltung, Mitarbeiterverwaltung, Spesenabrechnungsprüfungen, Koordination mit Interessengruppen, Tabellenkalkulationsverwaltung, Berichtswesen und allgemeine administrative Aufgaben.
- Büro: Verwaltung von Büromaterial, Einrichtungen, Bürosystemen und -abläufen sowie Aufrechterhaltung eines produktiven Arbeitsumfelds.
- Berichte: Pflege von Trackern, Erstellung von Berichten, Trendanalysen, Statistiken und Besprechungsprotokollen.
- Onboarding: Begrüßung neuer Mitarbeiter, Koordination der Einarbeitungsaktivitäten und Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
- ES: Koordination der IT-Ausrüstung, Bestandsführung und Unterstützung der Einhaltung von Cybersicherheits- und Datenschutzbestimmungen.
- Kommunikation: Fungiert als zentrale Kontaktperson zwischen den Standortteams und den Supportfunktionen, einschließlich Personalwesen, Gehaltsabrechnung, IT und Fuhrparkmanagement.
- Reisen: Verwaltung von Reiseanträgen, Hotelbuchungen und zugehörigen Unterlagen.
- Eigenschaften: Koordination der Mitarbeiterunterkünfte, der Beziehungen zu Vermietern und der Unterstützung bei der Kostenverteilung.
- Innovation und Entwicklung: Prozessverbesserungen identifizieren, Effizienzsteigerungen unterstützen und kontinuierliches Lernen fördern.
- Eventmanagement: Unterstützung von Teambuilding-Veranstaltungen und Aktivitäten vor Ort.
- Psychische Gesundheit und Wohlbefinden: Förderung von Initiativen zur Förderung des Wohlbefindens und von Unterstützungsangeboten für Mitarbeiter.
- Sonstige Aufgaben: Alle weiteren mit der Stelle verbundenen Aufgaben.
Wesentliche Kriterien für die Rolle:
- Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote und SharePoint).
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, ein hohes Arbeitsvolumen und zahlreiche Mitarbeiteranfragen zu bewältigen.
- Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Fähigkeiten.
- Detailorientierung, Anpassungsfähigkeit und Professionalität.
- Engagement für die Förderung eines inklusiven Arbeitsumfelds.
Englischkenntnisse (C1/C2).
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Wünschenswert:
- Verwaltungserfahrung im Baubereich ist wünschenswert.
- Praktische SAP-Kenntnisse.
Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
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Arbeitsbedingungen:
Die Stelle befindet sich auf einer Baustelle in Zürich. Der erfolgreiche Kandidat muss gegebenenfalls zu anderen Mercury-Projektstandorten reisen, wenn dies geschäftliche Erfordernisse erfordern.
Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
